Zodra alle resultaten bekend zijn en alle consensusbeoordelingen zijn ingevuld, kun je vanuit het resultatenscherm gunnen. Dit gaat in twee stappen: eerst gun je voorlopig, daarna definitief.
Hoe kom ik bij het gunningsbesluit?
Vanaf de stap 4. Besluit zit je standaard op subtab Resultaten. Daarnaast zie je de subtabs Voorlopig, Definitief en Sluiten — allemaal onderdeel van dezelfde stap. Klik op "Naar gunningsbesluit" om naar de subtab Voorlopig te gaan. Daar staat dezelfde resultatentabel als op het Resultaten-scherm, maar nu met een "Gunnen"-knop per leverancier in de kolom Besluit.
Klik je op "Gunnen" bij een leverancier, dan opent de modal Voorlopig gunningsbesluit met twee subtabs: Uitslag communiceren en Bekijk als leverancier.
Wat deel je met de leveranciers?
Op de subtab "Uitslag communiceren" staat een berichtformulier met een voorgevuld veld Onderwerp en een voorgevuld veld Berichtinhoud. Daaronder zit de schakelaar "Scherm met resultaten delen" met de sublink "Instellingen bewerken". Via deze instellingen bepaal je per onderdeel wat een leverancier te zien krijgt, los voor de winnaar en voor de overige inschrijvers:
Naam van winnaar en Namen van andere inschrijvers
Prijs van winnaar en Prijzen van andere inschrijvers
Kwaliteitsprestatie van winnaar en Kwaliteitsprestatie van andere inschrijvers
KO prestatie — gehaalde en gemiste knock-outcriteria
Vergelijking met winnaar — een inschrijver ziet hierbij alleen de vergelijking met zijn eigen inschrijving
Eindtoelichting en Consensus beoordeling en toelichting — een inschrijver ziet hier altijd alleen zijn eigen scores en toelichting, nooit die van anderen
Onderaan deze instellingen zit een knop "Herstel standaardinstellingen"; wijzigingen worden direct automatisch opgeslagen (toast "Opgeslagen"). Er is geen manier om deze instellingen als standaard voor toekomstige aanbestedingen te bewaren — je stelt ze dus bij elke aanbesteding opnieuw in. Wil je dit toch consistent houden, dan kun je de gewenste instellingen vastleggen in de toelichting van een template, zodat een collega weet wat te kiezen.
Met "Bekijk als leverancier" open je een voorbeeldweergave van het resultatenscherm precies zoals een leverancier dit te zien krijgt, op basis van de instellingen die je net hebt gemaakt.
Kies je ervoor het resultatenscherm niet te delen?
Zet je "Scherm met resultaten delen" uit, dan krijgt de leverancier geen link naar het resultatenscherm. In plaats daarvan baseer je je communicatie volledig op het berichtveld en eventuele bijlagen — bijvoorbeeld een brief of gunningsbericht die je zelf toevoegt. De leverancier ziet dan alleen je eigen tekst en de bijgevoegde documenten, zonder verder inzicht in scores van zichzelf of anderen.
Wat gebeurt er na het voorlopig gunnen?
Zodra je het bericht verstuurt, verandert de Besluit-kolom van "Gunnen" naar "Gegund" en verschijnt bovenaan de statusindicator "Uitslag gecommuniceerd". Een eventuele uitsluiting van een inschrijving (zie het artikel over beoordelen en uitsluiten) wordt op hetzelfde moment met de betreffende leverancier gedeeld.
De leverancier krijgt een e-mail met een melding dat er een privébericht is gedeeld en een knop om naar de inbox in Tenpu te gaan. Daar staat het bericht met het label "Voorlopig". Heb je het resultatenscherm gedeeld, dan ziet de leverancier daar een klikbare link naartoe; staat de schakelaar uit, dan is die link er niet en kan de leverancier alleen het bericht en de bijlagen lezen.
Hoe gun ik definitief?
Ga opnieuw naar "Naar gunningsbesluit", maar dan naar de subtab Definitief. De modal Definitief gunningsbesluit heeft dezelfde opbouw als bij voorlopig gunnen, maar dan zonder de instellingen voor het resultatenscherm — die heb je bij het voorlopig gunnen al gedaan. Je past hier nog wel je eigen berichttekst aan; dat doe je in één keer voor alle toegelaten leveranciers tegelijk, in plaats van per leverancier los te gunnen zoals bij de voorlopige fase.
In plaats van een "Gunnen"-knop per rij klik je hier op "Doorgaan met verzenden". Na het versturen verandert de statusindicator naar "Definitieve gunning gecommuniceerd", vult het berichtveld zich automatisch met "Definitieve gunningen zijn gecommuniceerd naar leveranciers." en springt de status van stap "1. Uitnodigen" (of "1. Publiceren" bij een openbare procedure) van "Actief" naar "Voltooid".
Klaar — de aanbesteding is definitief gegund. Volgende stap is meestal de subtab Sluiten, waar je de aanbestedingsdocumenten afrondt; bij een openbare procedure publiceer je daar ook het gunningsbesluit richting TenderNed.