Tenpu biedt twee soorten export: een download van de volledige aanbesteding per onderdeel of als zip, en een Excel-export van openstaande NvI-vragen waarmee je antwoorden offline kunt invullen en weer importeren.
Wil je de volledige aanbesteding downloaden?
Ga naar je aanbesteding en klik in de bovenbalk op Overzicht. Daarbinnen vind je de optie Exporteren. Je kiest welke onderdelen je wilt meenemen — of je exporteert de hele tender in één keer als zip. De zip bevat per module een PDF en waar van toepassing een Excel-bestand, zodat je alles eenvoudig kunt opslaan in een zaaksysteem of archief.
Dit werkt bij alle proceduretypen. Leveranciers kunnen via dezelfde route ook exporteren, maar zien uitsluitend hun eigen inschrijving, niet die van andere inschrijvers.
Let op — één kluis. Er is geen aparte prijskluis in Tenpu. Zodra je de kluis opent en de inschrijvingen inziet, is de prijs zichtbaar voor de inkoper en lead inkoper. Evaluatoren zien de prijs niet. Houd hier rekening mee als je met meerdere collega's beoordeelt en wil voorkomen dat de prijs de beoordeling beïnvloedt.
Wil je NvI-vragen offline beantwoorden?
NvI in ontwikkeling. De nota-van-inlichtingen-module werkt op dit moment zoals hieronder beschreven, maar wordt momenteel herzien. Verwacht wijzigingen in de interface na de herziening.
Als je NvI-antwoorden liever buiten het systeem formuleert — bijvoorbeeld in overleg met collega's via e-mail of een gedeeld document — gebruik je de exportfunctie op de pagina met openstaande vragen.
Ga via de bovenbalk naar Nota van inlichtingen en zorg dat je op de sub-tab Openstaande vragen staat. Klik rechtsboven op Exporteren. Tenpu bereidt het bestand voor — je ziet de melding "Export voorbereiden..." — en zodra het klaar is verschijnt "Exporteren is gelukt". Je download een Excel-bestand met daarin alle openstaande vragen en een lege antwoordkolom.
Vul de antwoordkolom in en sla het bestand op. Wil een collega een extra antwoordkolom toevoegen met een alternatief antwoord? Dat kan — het systeem leest extra antwoordkolommen als aanvullende concept-antwoorden voor dezelfde vraag. Later kies je bij het publiceren welk antwoord definitief wordt.
De ingevulde antwoorden importeren
Klik op Importeren op dezelfde pagina. Er opent een bestandskiezer: selecteer het ingevulde Excel-bestand. Tenpu verwerkt het bestand en toont de voortgang: "Bezig met importeren..." gevolgd door een samenvatting in de stijl van "Import voltooid: 2 aangemaakt, 0 overgeslagen, 0 fouten".
Na afloop opent automatisch de modal Import-resultaten met een gedetailleerd overzicht:
Kolom | Betekenis |
Totaal aantal rijen | Alle verwerkte rijen in het bestand |
Aangemaakt | Succesvol als concept-antwoord toegevoegd |
Overgeslagen | Niet verwerkt (bijv. al bestaand antwoord) |
Fouten | Niet ingelezen, met reden en veldnaam |
Via Details bekijken zie je per rij wat er is gebeurd en waarom. Zo weet je altijd precies wat er wel en niet is overgezet, zonder handmatig na te tellen.
De geïmporteerde antwoorden verschijnen als concept-antwoorden onder de sub-tab Concept antwoorden, klaar om te controleren en te publiceren.
Wat gebeurt er met de leveranciersnaam?
Het geëxporteerde Excel-bestand bevat de naam van de leverancier die de vraag heeft gesteld: anonimisering vindt pas plaats op het moment dat je een antwoord publiceert. Als je het bestand doorstuurt naar collega's, deel je dus ook die leveranciersidentiteit mee. Houd dat in gedachten als je het bestand intern verspreidt voordat antwoorden zijn gepubliceerd.
Als de concept-antwoorden kloppen, publiceer je ze via de sub-tab Concept antwoorden. Meer over dat proces lees je in het artikel over de nota van inlichtingen.