Tenpu biedt twee aparte communicatiekanalen tijdens een lopende aanbesteding: de Inbox voor privéberichten en de Nota van Inlichtingen voor openbare vragen en antwoorden. Welk kanaal je gebruikt hangt af van of het gesprek vertrouwelijk moet blijven of voor alle ingeschreven leveranciers zichtbaar moet worden.
Beide kanalen zijn beschikbaar bij MVO, openbare en Europese procedures, en bij DAS en minicompetities. Bij een RFQ (+BAFO) zijn de teksten en werking anders omdat die procedure niet volledig aanbestedingsplichtig is; de Inbox en NvI zijn daar niet op dezelfde manier ingericht.
Let op: de Nota van Inlichtingen-module wordt op dit moment herzien. De werking zoals hieronder beschreven is actueel, maar verwacht wijzigingen in een toekomstige versie.
Privébericht sturen of ontvangen? Gebruik de Inbox.
De Inbox is de 1-op-1 berichtenbox tussen jouw team en een specifieke leverancier. Andere leveranciers zien deze berichten niet. Je bereikt de Inbox via de bovenbalk van je aanbesteding: klik op Inbox.
De pagina heet intern Berichtenbox. Bovenaan vind je drie acties: Nieuw bericht, Toon alleen ongelezen en Markeer alles als gelezen. Berichten worden weergegeven in een lijst met de kolommen Bericht, Van, Aan en Datum laatste bericht.
Om een nieuw bericht te sturen klik je op Nieuw bericht, kies je een leverancier en schrijf je je bericht in de teksteditor. Die editor biedt de gebruikelijke opmaakopties (vet, cursief, tabellen, bijlagen via Upload attachment). Klik daarna op Versturen. Je ziet de bevestiging "Bericht aangemaakt" zodra het verstuurd is. Berichten die je hebt verstuurd zijn terug te vinden via het tabblad Verzonden.
Leveranciers kunnen ook zelf een bericht naar jou sturen. Die berichten komen dan in diezelfde Inbox binnen.
Een evaluator heeft alleen leestoegang tot de Inbox en kan geen berichten sturen.
Vragen van leveranciers beantwoorden? Gebruik de Nota van Inlichtingen.
De Nota van Inlichtingen (NvI) is het formele, openbare vraag-en-antwoordkanaal. Elke vraag die een leverancier hier stelt — en elk antwoord dat je publiceert — wordt zichtbaar voor álle deelnemers. De naam van de vraagsteller wordt bij publicatie niet getoond.
Je opent de module via Nota van inlichtingen in de bovenbalk. Binnen de module zijn drie sub-tabbladen: Openstaande vragen, Concept antwoorden en Gepubliceerd.
Openstaande vragen
Dit is het startpunt. Hier verschijnen alle nieuw binnengekomen vragen waarop nog geen concept-antwoord staat. Je ziet bovenaan de pagina de melding:
"Alle vragen en antwoorden zijn publiek zichtbaar na het publiceren van het antwoord. De naam van de leverancier zal niet zichtbaar zijn na publicatie."
Elke vraag heeft een Aanpassen-knop. Gebruik die als een vraag persoonsinformatie bevat (een naam, begroeting of contactgegevens) die je niet openbaar wil publiceren. Je kunt de vraagtekst dan eerst opschonen voordat je antwoordt.
Naast beantwoorden van inkomende vragen kun je als inkoper ook zelf een bericht plaatsen. Klik daarvoor op "Plaats een bericht onder Nota van inlichtingen". Dat is handig als je een rectificatie wil uitgeven of informatie wil delen die niet in antwoord op een specifieke leveranciersvraag staat.
Iedereen in het team — inkoper, lead inkoper én evaluator — kan een antwoord opstellen op een vraag. Zodra je een antwoord invoert en verstuurt, verplaatst de vraag zich automatisch naar Concept antwoorden.
Concept antwoorden
Hier staan alle vragen met een of meerdere concept-antwoorden die nog niet zijn gepubliceerd. Je kunt op dit punt nog een alternatief antwoord toevoegen, of de vraagtekst nogmaals aanpassen.
Alleen een inkoper of lead inkoper mag het publicatieproces starten. Een evaluator kan concept-antwoorden aanleveren maar heeft geen publicatieknop. Dat is bewust: zo kun je stakeholders buiten het inkoopteam concept-antwoorden laten schrijven terwijl jij de eindcheck doet voordat iets openbaar wordt.
Per vraag klik je op Publiceren om één antwoord te publiceren. Wil je meerdere vragen tegelijk afhandelen, zet dan de gewenste vragen aan via de selectievakjes bovenaan en kies Geselecteerde publiceren. Let op: als een vraag meerdere concept-antwoorden heeft, toont Tenpu de waarschuwing:
"Sommige vragen hebben meerdere antwoorden. Selecteer bij deze vragen handmatig een antwoord dat je wil publiceren."
In de praktijk werken veel teams zo dat alle teamleden eerst alle vragen beantwoorden, waarna de inkoper in één bulkactie alles selecteert en publiceert.
Gepubliceerd
Dit tabblad toont alle gepubliceerde vragen en antwoorden met datumstempel. Dit is de formele NvI zoals leveranciers hem zien.
Exporteren en importeren
Via de knop Exporteren op de pagina "Openstaande vragen" exporteer je de huidige NvI als Excel-bestand. De statusmelding loopt van "Export voorbereiden..." naar "Exporteren is gelukt". Met Importeren laad je een ingevuld NvI-bestand terug in, handig als je vragen en antwoorden buiten het platform wil verwerken. Na een import toont Tenpu een modal Import-resultaten met de tellingen Aangemaakt, Overgeslagen en Fouten.
Zodra alle vragen zijn beantwoord en gepubliceerd is de NvI klaar. De logische vervolgstap is het bewaken van de inschrijfvoortgang via de statistieken — zie het artikel De statistieken lezen.