In Tenpu heeft elke gebruiker twee lagen van rechten: één op organisatieniveau en één per aanbesteding (tender). Je organisatierol bepaalt wat je kunt starten en beheren; je tenderrol bepaalt wat je mag doen bínnen een specifieke aanbesteding. Dit artikel legt beide lagen uit.
Welke organisatierollen zijn er?
Op het niveau van je organisatie zijn er drie rollen: Beheerder, Inkoper en Gebruiker.
De Beheerder heeft toegang tot alles. Alleen een beheerder kan organisatierollen toewijzen en wijzigen, de organisatiegegevens aanpassen, en templates aanmaken of bewerken. De beheerder kan ook altijd de lead inkoper van een aanbesteding wisselen — handig als iemand tijdelijk afwezig is.
De Inkoper kan aanbestedingen starten en beheren. In de organisatielijst ziet een inkoper alle aanbestedingen van de organisatie, maar de details van een aanbesteding zijn alleen zichtbaar als die inkoper als teamlid is toegevoegd. Een inkoper kan andere gebruikers aan de organisatie toevoegen, maar geen rollen toewijzen — dat blijft voorbehouden aan de beheerder.
De Gebruiker kan uitsluitend aanbestedingen inzien waar hij of zij als teamlid aan is toegevoegd. Een gebruiker kan geen aanbesteding starten en geen inhoud aanpassen.
Let op: het is op dit moment niet mogelijk om eigen rollen te definiëren of rechten per actie in te stellen. Alleen de bovenstaande vaste rollen zijn beschikbaar.
Intern of extern — maakt dat verschil?
Elke gebruiker wordt uitgenodigd als intern of extern. Intern betekent dat het e-mailadres hetzelfde domein heeft als de organisatie; extern betekent dat dit niet het geval is. Buiten dat onderscheid zijn de rechten identiek: zowel interne als externe gebruikers kunnen alle organisatie- en tenderrollen vervullen.
Welke tenderrollen zijn er?
Zodra je als teamlid aan een aanbesteding wordt toegevoegd, krijg je een van de vijf tenderrollen: Lead inkoper, Inkoper, Evaluator, Viewer of Gast.
De Lead inkoper is de gebruiker die de aanbesteding aanmaakt. Dit is ook de contactpersoon van de aanbesteding: de naam en contactgegevens van de lead inkoper verschijnen in het publicatieformulier. Een aanbesteding heeft altijd precies één lead inkoper. Wijs je iemand anders aan als lead inkoper, dan word jijzelf automatisch teruggezet naar inkoper. Alleen de huidige lead inkoper kan die wissel doorvoeren — behalve de organisatiebeheerder, die kan dit altijd.
De Inkoper heeft dezelfde rechten als de lead inkoper, maar is niet de contactpersoon van de aanbesteding. In de praktijk betekent dat: aanbesteding aanpassen, vragen beantwoorden, berichten sturen, evalueren, publiceren en doorzetten naar een volgende fase — alles is mogelijk.
De Evaluator heeft leesrechten én de mogelijkheid om toegewezen vragen te beoordelen. Een evaluator kan inhoud in de aanbesteding niet wijzigen. Wel kan een evaluator nota-van-inlichtingen-vragen beantwoorden, maar die antwoorden niet zelf publiceren — dat doet de (lead) inkoper als eindcheck. Dit maakt de evaluatorrol geschikt voor stakeholders die conceptantwoorden aanleveren.
De Viewer heeft alleen leesrechten en kan niets aanpassen, beantwoorden of beoordelen.
De Gast is een gebruiker die rechtstreeks via e-mailadres aan een tender wordt toegevoegd, zonder dat diegene een Tenpu-account hoeft aan te maken. Een gast heeft zeer beperkte toegang: alleen evalueren via de link in de uitnodigingsmail is mogelijk.
Kan een gebruiker in verschillende aanbestedingen verschillende rollen hebben?
Ja. Je organisatierol staat vast, maar je tenderrol kan per aanbesteding — en zelfs per fase of perceel — verschillen. Iemand kan in aanbesteding A inkoper zijn en in aanbesteding B evaluator.
Wat als iemand de organisatie verlaat?
Je kunt een gebruiker op organisatieniveau deactiveren. De persoon verliest daarmee toegang tot Tenpu, maar de aanbestedingen en het werk blijven intact in het systeem. Heractiveren is altijd mogelijk. Er is geen optie om iemand in één keer in alle aanbestedingen te vervangen — dat doe je per tender afzonderlijk. Tip: filter de organisatielijst op de naam van de vertrekkende collega om snel te zien in welke aanbestedingen diegene actief is.
Als je rol helder is, is de logische volgende stap om te bekijken hoe je collega's uitnodigt en hen de juiste rol geeft: zie Gebruikers toevoegen aan je organisatie.