Elke tender heeft een eigen team. Collega's die je hier toevoegt, krijgen toegang tot precies deze tender — en alleen tot deze tender. Wie er in de organisatie zit, regelt de beheerder via Instellingen; wat je hier doet is bepalen wie welke rol krijgt in dit specifieke traject.

Je vindt het team via Configuratie > Team in de linker subtab navigatie van de tender.

Je hebt vier rollen om uit te kiezen.

Lead inkoper is de hoofdverantwoordelijke van de tender. Er kan maar één lead inkoper zijn, en de contactgegevens van die persoon worden bij publicatie zichtbaar voor leveranciers. De persoon die de tender aanmaakt, krijgt automatisch de rol lead inkoper. Als je een collega tot lead inkoper maakt, word jijzelf inkoper — dat kan je niet zelf terugdraaien. Een beheerder op organisatieniveau kan je de lead-inkoper-rol weer teruggeven, handig als iemand op vakantie is.

Inkoper kan alles doen in de tender: aanpassen, publiceren, vragen beantwoorden, evalueren. Het enige verschil met de lead inkoper is dat zijn of haar contactgegevens niet worden gedeeld. Alleen de lead inkoper kan een collega de rol van inkoper geven.

Evaluator kan vragen beoordelen die aan hem of haar zijn toegewezen. Evaluatoren kunnen ook nota-van-inlichtingen-vragen beantwoorden, maar die antwoorden niet zelf publiceren — de inkoper doet de eindcheck en publiceert. Dit is handig als je met stakeholders werkt die inhoudelijk input leveren, maar niet de eindverantwoordelijkheid dragen.

Gebruiker ziet de tender, maar kan niets aanpassen of invullen. Puur kijkrecht — geschikt voor collega's die op de hoogte willen blijven zonder risico dat er iets wijzigt.

Het is niet mogelijk om de rechten van een rol aan te passen of eigen rollen aan te maken. Je werkt altijd met deze vier.

Klik op "Een teamlid toevoegen" en typ het e-mailadres in het dialoogvenster. Staat de persoon al in je organisatie, dan verschijnt hij of zij in de suggestielijst. Kies daarna de gewenste rol en bevestig met "Gebruiker toevoegen".

Als het domein van het e-mailadres niet overeenkomt met dat van jouw organisatie, wordt de persoon automatisch als externe gebruiker toegevoegd. In het teamoverzicht zie je dan een badge "externe gebruiker" naast het e-mailadres.

Externe gebruikers die je direct via de tender uitnodigt, kunnen alleen de rol Evaluator of Gebruiker krijgen. Wil je iemand van buiten de organisatie inkoper- of lead-inkoperrechten geven, dan moet de beheerder die persoon eerst op organisatieniveau toevoegen. Pas daarna is het mogelijk om die persoon in een tender een inkopers- of lead-inkopers-rol te geven.

Als je een e-mailadres invoert dat helemaal niet in Tenpu bekend is, wordt die persoon als gastevaluator toegevoegd. Een gastevaluator heeft geen account nodig: hij of zij ontvangt een e-mail met een directe link naar het evaluatieformulier en ziet daarin uitsluitend de vragen die aan hem of haar zijn toegewezen — verder niets van de tender of van de organisatie.

Heb je een teamlid ten onrechte toegevoegd? Je kunt een teamlid verwijderen via hetzelfde scherm. Verwijderen uit het team heeft geen gevolgen voor het account van die persoon bij de organisatie.

Wie in het team de rol lead inkoper, inkoper of evaluator heeft, verschijnt later in het evaluatiescherm als beschikbare beoordelaar. Gebruikers (kijkrecht) zijn daar niet zichtbaar en kunnen geen vragen krijgen toegewezen.

Het toewijzen van vragen aan evaluatoren en het sturen van uitnodigingen om te beoordelen doe je pas nadat de inschrijvingstermijn is gesloten en de kluis is geopend — de evaluatietab bestaat daarvoor nog niet.

Als het team compleet is, ben je klaar met de Team-stap. De volgende stap in de configuratie is doorgaans Documenten of Vragenlijst, afhankelijk van hoe jouw organisatie werkt.

Zie ook: Inkoper, beheerder, evaluator of gebruiker — welke rol heb jij? voor de rechtenmatrix op organisatieniveau.