De contactinformatie in een tender wordt automatisch ingeladen vanuit je organisatieprofiel. In de meeste gevallen hoef je hier niets aan te doen — maar je kunt alles per tender aanpassen als dat nodig is.
Wat staat er op de pagina "Contact informatie"?
De subtab "Contact informatie" bevat drie secties.
De eerste sectie toont de gegevens van jou als contactpersoon: het veld Contactpunt, E-mail en Telefoon. Hier verschijnen de gegevens van de lead inkoper, want alleen de lead inkoper deelt zijn of haar contactgegevens naar buiten — zowel op de overzichtspagina als in de uitnodigingsmail die leveranciers ontvangen als de tender start. Heeft een collega de lead inkoper-rol op deze tender, dan zijn het hun gegevens die hier staan.
De tweede sectie toont de organisatiegegevens: officiële naam, registratienummer, internetadres, eindpunt voor informatie-uitwisseling, adres, stad, postcode, NUTS-onderverdeling en land. Dit zijn de gegevens uit je organisatieprofiel in de instellingen. Tenpu laadt ze hier automatisch in zodat je ze niet per tender opnieuw hoeft in te typen.
De derde sectie heet "Organisatie voor beroepsprocedures / Bemiddelingsorganisatie". Hier vul je de gegevens in van de rechtbank of instantie waarbij leveranciers bezwaar kunnen indienen. Voor de meeste aanbestedende diensten is dit altijd dezelfde rechtbank — voor een gemeente is dat doorgaans de rechtbank in de eigen regio. Ook deze velden komen standaard uit je organisatieprofiel.
Moet ik iets aanpassen?
Vaak niet. Als je organisatieprofiel correct is ingevuld, klopt de contactinformatie voor de meeste tenders vanzelf.
Wil je voor één specifieke tender een ander adres of een andere NUTS-code gebruiken — bijvoorbeeld omdat de opdracht in een andere gemeente wordt uitgevoerd dan je kantooradres — dan kun je de velden op deze subtab gewoon overschrijven. De wijziging geldt alleen voor deze tender; je organisatieprofiel blijft ongewijzigd.
Let op: de velden in de sectie "Organisatie" zijn hier alleen-lezen. Je ziet een knop Bewerken die je naar Instellingen > Contact informatie brengt. Wil je de standaardgegevens voor alle toekomstige tenders wijzigen, doe dat dan daar — niet per tender.
Wat als het faxveld verplicht lijkt maar we geen fax hebben?
Het veld Fax is afkomstig uit het Europese publicatieformulier (TED/eForms) en is technisch verplicht voor openbare procedures. Heb je geen fax, vul dan 000000 in. Dit is een bekende praktische oplossing — de Europese Commissie schrijft dit veld voor, maar het wordt in Nederland nauwelijks gebruikt.
Wat als ik namens een andere aanbestedende dienst publiceer?
Bij openbare (Europese) procedures verschijnt ook de sectie "Publiceren namens". Hier geef je aan namens welke aanbestedende dienst de aanbesteding wordt gepubliceerd, als dat een andere organisatie is dan je eigen organisatie. Zijn er nog geen geautoriseerde aanbestedende diensten ingesteld, dan zie je de melding "Er zijn nog geen geautoriseerde aanbestedende diensten ingesteld." Je kunt dit regelen via de link Beheer geautoriseerde aanbestedende diensten.
Bij MVO en RFQ speelt deze sectie geen rol — ze is uitsluitend zichtbaar bij procedures die openbaar worden gepubliceerd.
Als de contactinformatie klopt, is deze stap klaar. Ga daarna verder met Het team samenstellen om de rollen voor deze tender te verdelen.