Het organisatieprofiel bevat twee soorten gegevens: achtergrond- en contactinformatie. Beide worden automatisch overgenomen in elke aanbesteding die je aanmaakt — je hoeft dit dus maar één keer in te vullen. Tenpu vult het profiel bij onboarding deels voor je in op basis van de informatie die je hebt aangeleverd; de eerste keer dat je inlogt is het slim om te controleren of alles klopt.
Je bereikt het organisatieprofiel door linksonder op je naam te klikken en Instellingen te kiezen. Rechtsboven in de instellingenpagina staan twee tabbladen: Achtergrond informatie en Contact informatie.
Achtergrond informatie
Ga naar Instellingen > Achtergrond informatie (route /settings/organization).
De verplichte velden zijn *Rechtsvorm van de koper en *De koper is een aanbestedende instantie. Samen met Algemene richtlijn en Aankondiging van een opdracht bepalen ze welk type publicatieformulier Tenpu voor je genereert. Vul je hier niets in, dan kan Tenpu het publicatieformulier later niet automatisch voor je aanmaken.
Sla dit eenmalig correct op. Als je organisatie met meerdere soorten aankondigingen werkt, kun je hier de types opgeven die je normaal gebruikt. Tenpu gebruikt die als standaard bij nieuwe aanbestedingen.
Contact informatie
Ga naar Instellingen > Contact informatie (route /settings/organization/contact-info).
De verplichte velden zijn *Officiële naam, *Registratienummer, *Stad, *Onderverdeling land (NUTS) en *Land. Naast deze vijf zijn ook Internetadres, Eindpunt voor informatie-uitwisseling (URL), Postadres, Postcode, Telefoon en Fax beschikbaar.
Een paar velden die vragen kunnen oproepen:
Registratienummer is het KVK-nummer van jouw organisatie.
Onderverdeling land (NUTS) is de NUTS-code van de regio waar jouw organisatie gevestigd is. Tenpu heeft die bij onboarding voor je ingevuld — controleer of de code klopt. Denk je met een grote samenwerkende aanbesteding aan een andere regio? Dan pas je de NUTS-code aan in de aanbesteding zelf, niet hier.
Fax is een verplicht veld op het publicatieformulier vanuit Europese regelgeving. Als je geen faxnummer hebt, vul dan 000000 in.
Onder de organisatiegegevens staat een tweede blok: Organisatie voor beroepsprocedures / Bemiddelingsorganisatie. Dat blok betreft de instantie waarbij leveranciers bezwaar kunnen maken — niet jouw eigen organisatie nogmaals. De velden zijn identiek van opzet.
Per aanbesteding aanpassen
De contactinformatie in elke aanbesteding wordt bij aanmaken voorgevuld vanuit dit organisatieprofiel. Je kunt die gegevens per aanbesteding nog wijzigen zonder dat het profiel verandert. Dat is handig als voor een specifieke aanbesteding een ander adres of een andere plaats van uitvoering geldt.
Als het organisatieprofiel klopt, is de volgende stap het uitnodigen van je collega's via Instellingen > Gebruikers. Zie het artikel Hoe voeg ik gebruikers toe aan mijn organisatie?