Welkom bij Tenpu – wat kun je hier doen

Tenpu is een platform voor e-procurement: je bouwt er aanbestedingen en offerte-uitvragen in op, nodigt leveranciers uit, beoordeelt hun inschrijvingen en gunt de opdracht. Bij een Europees traject publiceert Tenpu het resultaat direct door naar TenderNed en TED. Dit artikel zet kort op een rij welke procedures je kunt draaien, hoe Tenpu zich verhoudt tot platforms die je waarschijnlijk al kent zoals Mercell of TenderNed, en welke functies er bewust niet in zitten op dit moment — zodat je weet wat je hier wel en niet hoeft te zoeken.

Voor onderhandse trajecten kun je een meervoudig onderhandse aanbesteding (MVO) doen, een RFQ (met of zonder BAFO), of een raamovereenkomst waaruit je minicompetities draait. Voor Europese trajecten draai je een openbare procedure, en je kunt een dynamisch aankoopsysteem (DAS) opzetten waaronder minicompetities komen te hangen.

Een raamovereenkomst is strikt genomen geen aparte procedure: je doet bijvoorbeeld een openbare procedure waarvan de uitkomst een raamovereenkomst is, en draait daarná minicompetities uit die raamovereenkomst. Het platform dwingt af dat een minicompetitie altijd onder een bovenliggende aanbesteding hangt — een DAS of een raamovereenkomst — zodat al je minicompetities overzichtelijk bij elkaar blijven staan.

Tenpu is geen vervanging van TenderNed, maar publiceert ernaartoe: zodra je een Europese tender klaar hebt staan, valideer je hem in Tenpu en binnen 48 uur staat de aankondiging op TenderNed en TED. Hetzelfde geldt voor het gunningsbesluit aan het eind.

Het grootste verschil met platforms als Mercell zit in de volgorde. Bij Mercell bouw je eerst je hele aanbesteding op en maak je daarna pas het publicatieformulier; in Tenpu wordt dat formulier al meegevuld terwijl je de tender configureert, zodat het klaarstaat zodra je alle stappen hebt doorlopen. Wijzig je tussendoor nog iets in je algemene informatie, dan past het formulier vanzelf mee — je hoeft het niet opnieuw te genereren. En als er bij publicatie toch nog iets ontbreekt, blokkeert Tenpu de stap met een directe link naar de pagina waar de waarschuwing op slaat.

Hetzelfde geldt voor terugkerende organisatiegegevens. Rechtsvorm, registratienummer (KVK), NUTS-code en contactgegevens vul je één keer in je organisatieprofiel in; daarna laadt Tenpu die automatisch in elke nieuwe tender én in het publicatieformulier voor TenderNed.

Tenpu heeft twee duidelijk gescheiden kanten. Als inkoper bouw je tenders op, nodig je leveranciers uit, beoordeel je inschrijvingen en gun je een opdracht. Als leverancier word je uitgenodigd — via mail bij een onderhandse procedure, of via TenderNed bij een openbare — en vul je een vragenlijst in om je inschrijving in te dienen. De leveranciersomgeving is bewust simpel gehouden: één knop om binnen te komen, een vragenlijst die je doorloopt, en indienen.

Het overgrote deel van deze kennisbank is voor inkopers geschreven. Specifieke uitleg voor leveranciers staat in de categorie Voor leveranciers; die artikelen zijn op de doelgroep geschreven, dus daar kun je collega's of inschrijvers direct naar doorverwijzen.

Tenpu heeft één werkende AI-functie: de AI Tender. Je uploadt een aanbestedingsdocument (Word, PDF of Excel), de AI haalt daar de relevante informatie uit en zet een conceptaanbesteding voor je klaar, gegroepeerd in vijf categorieën. Dat concept is altijd een concept: je loopt het zelf na voordat je publiceert. Niets wordt automatisch live gezet, en de AI leert niet van eerdere tenders mee — het is een closed-loop model. Het idee is dat het overtypwerk verdwijnt, niet de inhoudelijke verantwoordelijkheid.

Daarnaast zie je in de evaluatiefase soms een AI-controle op de geldigheid van standaarddocumenten (bijvoorbeeld bij een KVK-uittreksel). Die controle is in de interface zichtbaar maar voert op dit moment géén daadwerkelijke validatie uit. De evaluator controleert documentgeldigheid dus zelf — ook al lijkt het scherm te suggereren dat dit al is gebeurd. Belangrijk om te onthouden: niet alle "AI" in Tenpu draait al, en dat verschil is op dit moment niet altijd zichtbaar in het scherm zelf.

Je hebt nu een ruw beeld van wat je in Tenpu kunt en niet kunt. Voor de eerste stappen in het platform zelf is Het hoofdmenu uitgelegd de logische vervolgstap; wil je eerst weten welke rol je hebt en wat je daarmee mag, ga dan naar Inkoper, beheerder, evaluator of gebruiker — welke rol heb jij. Moet je een collega toegang geven, dan begin je bij Gebruikers toevoegen aan je organisatie