Dit artikel is voor evaluatoren en gastevaluatoren die vragen toegewezen hebben gekregen. Het instellen van evaluaties en het toewijzen van vragen aan beoordelaars staat beschreven in het artikel Vragen toewijzen aan beoordelaars.

Het evaluatieformulier is pas beschikbaar nadat de inkoper de kluis heeft geopend. Daarvoor bestaat de evaluatietab nog niet.

Er zijn drie manieren om bij het formulier te komen.

De meest gebruikte route is een e-mail met als onderwerp "Uitgenodigd om te evalueren". In de mail staat één knop; klik erop en je opent het "Evaluatieformulier" direct. Je hoeft niet in te loggen — het formulier is toegankelijk via de link in de e-mail, ook als je nog nooit een Tenpu-account hebt aangemaakt.

Als de inkoper instructies heeft opgesteld, verschijnt er bij je eerste bezoek een pop-up met die instructies. Na het sluiten van de pop-up ga je direct aan de slag.

Log in, open de betreffende tender en ga via de bovenbalk naar Offertefase > 3. Evaluatie. Je ziet daar een tabblad "Mijn evaluatie" met de tekst "Jij bent een evaluator bij deze aanbesteding." Klik op de blauwe knop "Evalueren" om het formulier te openen.

Evalueer je regelmatig voor meerdere procedures of minicompetities? Dan is de Takenlijst (/buyer/tasklist) handig. Bovenaan staan twee filters: "Te evalueren" (standaard actief) en "Voltooid". De tabel toont per procedure het tender-ID, de procesfase en het aantal openstaande vragen. Klik op een rij om direct bij dat formulier te starten.

Het scherm heet "Evaluatieformulier" en toont bovenin een voortgangspercentage en rechtsboven de paginatietekst "Vraag 1 / 2" (of het totale aantal toegewezen vragen). Je beoordeelt elke vraag voor elke leverancier afzonderlijk; de teller "Beoordeling van leverancier 1 van 1" helpt je bijhouden waar je bent.

Per vraag zie je de originele vraagtekst, het antwoord van de leverancier en eventuele documenten. De documentenlijst toont de bestandsnaam, wie het document heeft toegevoegd, en een downloadknop. Download en lees de bijlagen zelf: de AI-controle op documentgeldigheid die soms in het formulier zichtbaar is, voert geen daadwerkelijke validatie uit. Of een document — zoals een KVK-uittreksel — geldig en actueel is, controleer je als evaluator zelf.

Vul per leverancier je puntenscore in en geef een toelichting. Het platform dwingt een toelichting niet als verplicht veld af, maar in de consensusmeeting daarna wil je kunnen terugkijken op je redenering. Gebruik de knop "Terug naar antwoorden" als je een eerder antwoord nog eens wilt inzien.

Zodra je alle toegewezen vragen voor alle leveranciers hebt beoordeeld, staat de voortgang op 100% en verschijnt de knop "Evaluatie indienen". Na een klik toont het scherm:

"Bedankt!" "Je evaluatie is verzonden." "Je kunt deze pagina nu sluiten"

Daarna ben je klaar. Er is geen verdere actie nodig vanuit jouw kant.

Het evaluatieformulier ziet er voor beide rollen identiek uit. Het verschil zit in wat je verder kunt zien. Een gastevaluator — iemand zonder Tenpu-account — ziet uitsluitend het evaluatieformulier en niets anders van het platform. Een evaluator die wél een Tenpu-account heeft, kan na het indienen terugkeren naar zijn of haar eigen Tenpu-omgeving en eventuele andere taken inzien.

Als inkoper volg je de voortgang via Offertefase > 3. Evaluatie > Evaluatoren. De kolom "Voortgang" toont per beoordelaar het afgeronde percentage. Staat iemand al een tijdje op minder dan 100%, stuur dan via de knop "Informeer" een herinnering.

Hebben alle beoordelaars ingediend? Dan lees je in het artikel Gemiddelde vs. consensus & het eindoordeel hoe je de individuele scores omzet naar een eindscore.