Vragen toewijzen aan beoordelaars

Na het openen van de inschrijvingen kun je de evaluatie verdelen over je team. Per beoordelaar wijs je vragen toe — de beoordelaar ziet dan alleen die vragen, en niet de rest van de aanbesteding.

Niet elke vraag verschijnt automatisch in de toewijzingslijst. Alleen vragen waarbij je bij de configuratie het veld "Minimum aantal beoordelaars" op 1 of hoger hebt ingesteld, zijn beschikbaar om toe te wijzen. Staat dat veld op 0 (de standaardwaarde), dan verschijnt de vraag niet in de dropdown en kun je haar niet toewijzen aan een beoordelaar. Die vraag is dan bedoeld om tijdens de consensusfase direct in te vullen door de inkoper.

Zie je een vraag die je had verwacht maar die niet in de lijst staat? Ga terug naar Configuratie > Vragenlijst, open de betreffende vraag, ga naar het tabblad "Beoordeling" en controleer het veld "Minimum aantal beoordelaars".

Navigeer in de tender naar Offertefase > 3. Evaluatie en klik op het tabblad "Evaluatoren". Je ziet hier een tabel met alle teamleden die de rol evaluator, gastevaluator, inkoper of lead inkoper hebben. Per persoon zijn er drie kolommen zichtbaar: "Toegewezen aan" (e-mailadres), "Informeer" (knop) en "Voortgang" (percentage afgeronde beoordelingen).

Klik op de knop "Vragen toewijzen" om de toewijzingspop-up te openen. Bovenaan de pop-up staat de toelichting "Gebruik de dropdown om vragen toe te wijzen en te verwijderen voor de evaluator(s)." Per beoordelaar selecteer je via de dropdown welke vragen diegene moet beoordelen. Elke vraag verschijnt als een badge met haar nummer en naam, bijvoorbeeld 1.1 Vraagnaam of 1.3 Vraagnaam. Je hoeft de pop-up niet opnieuw te openen voor elke vraag: je kunt meerdere vragen in één handeling aan dezelfde beoordelaar toewijzen.

Klik na je keuze op "Bevestig". Tenpu toont de melding "Wijzigingen succesvol toegepast" en de voortgangskolom van de beoordelaar wordt bijgewerkt — je ziet daar bijvoorbeeld "2 vragen" staan.

Het toewijzen werkt op vraagniveau, niet op hoofdstukniveau. Als een heel hoofdstuk door één beoordelaar behandeld moet worden, selecteer je alle vragen uit dat hoofdstuk afzonderlijk.

Als Tenpu de melding toont "Sommige vragen vereisen meer evaluatoren dan er momenteel zijn toegewezen:", zijn er vragen waaraan minder beoordelaars zijn gekoppeld dan het ingestelde minimum vereist. Wijs extra beoordelaars toe of pas — als dat organisatorisch passend is — het minimum opnieuw in bij de vraagconfiguratie.

Via het veld "Instructies" op de Evaluatoren-tab kun je een toelichting schrijven voor het evaluatieteam. Die instructies verschijnen als eerste scherm wanneer de beoordelaar het evaluatieformulier opent — ze staan niet in de uitnodigingsmail zelf. Gebruik dit als je specifieke beoordelingscriteria of een werkmethode wilt meegeven.

Zodra je de vragen hebt toegewezen, gebruik je de knop "Informeer" per beoordelaar om een bericht te sturen. De beoordelaar ontvangt een e-mail met daarin een directe link naar het evaluatieformulier. Via die link kan de beoordelaar starten zonder in te loggen — ook als het gaat om een gastevaluator zonder Tenpu-account.

Het evaluatieformulier toont soms een AI-controle op standaarddocumenten, zoals een KVK-uittreksel of een vergelijkbaar kwalificatiedocument. Deze controle voert geen daadwerkelijke validatie uit. Of een ingediend document geldig is, moet de beoordelaar zelf controleren, ook als de interface anders suggereert. Informeer je evaluatieteam hierover, zeker bij vragen met een KO-consequentie.

Terug op het tabblad "Evaluatoren" zie je in de kolom "Voortgang" het percentage vragen dat de beoordelaar al heeft afgerond. Loopt iemand achter, dan kun je via de knop "Informeer" een herinnering sturen.

Beoordelaars die voor meerdere aanbestedingen tegelijk evalueren, vinden alle openstaande evaluaties in één overzicht via de Takenlijst in het linkermenu (/buyer/tasklist). Daar filteren ze op "Te evalueren" om actieve opdrachten te zien, met per opdracht het aantal toegewezen vragen.

Als alle beoordelaars op 100% staan, zijn de individuele beoordelingen klaar en kun je door naar het eindoordeel. Hoe de beoordelaar de evaluatie zelf ervaart, lees je in het artikel "Hoe werkt het voor de beoordelaar?".