De configuratie is klaar en de tender is inhoudelijk gereed. Nu is het tijd om leveranciers toe te voegen en de tender te starten. Dat doe je in twee stappen: de leverancierslijst samenstellen, en daarna op "Start" klikken.
Leveranciers toevoegen
Ga naar Offertefase > 1. Uitnodigen en klik op de sub-tab Leveranciers. Als je nog geen leveranciers hebt toegevoegd, zie je de melding "Je leverancierslijst is leeg. Voeg ze individueel toe."
Klik op Leverancier toevoegen. Er opent een modal met twee invoervelden.
Via het veld "Typ of zoek leveranciers" zoek je op organisatienaam. Staat de leverancier al in Tenpu, dan verschijnt de organisatie in de lijst en voeg je hem met één klik toe. Staat de leverancier nog niet in Tenpu of wil je een specifiek contactpersoon aanschrijven, gebruik dan het veld "Typ een of meer e-mailadressen van leveranciers" om direct een e-mailadres in te voeren. Klik daarna op Leveranciers toevoegen om te bevestigen. Je ziet de melding "Leveranciers toegevoegd".
Na het toevoegen staat iedere leverancier in de tabel met de kolommen Naam, Contact e-mailadres, Naam van contactpersoon en Acties. Via Verwijderen verwijder je een leverancier uit de lijst; dat kan ook nadat de tender al is gestart.
Eén e-mailadres per uitnodiging. Je nodigt een leverancier uit op één e-mailadres. Andere medewerkers bij diezelfde leverancier kunnen de tender inzien vanuit hun eigen Tenpu-account, mits ze binnen dezelfde organisatie zitten (herkend aan het e-maildomein). Je hoeft hen niet apart uit te nodigen — zij loggen zelf in op Tenpu en zien de tender in hun overzicht.
Herhaal het toevoegen totdat alle gewenste leveranciers in de lijst staan.
De tender starten
Ga vanuit de Leveranciers-subtab terug naar de hoofdtab Uitnodigen. Hier zie je een samenvatting van de vragenlijstconfiguratie en de instructietekst: "Door op start te klikken open je de aanbesteding en ontvangen de leveranciers een uitnodiging."
Klik op Start. Heb je nog geen leveranciers toegevoegd, dan verschijnt de waarschuwing "Voeg minstens één leverancier toe" en kun je niet verder. Zijn er wel leveranciers, dan opent een bevestigingsdialoog: "Weet je zeker dat je deze aanbesteding wilt starten?" Bevestig dit. Je ziet daarna de melding "Procedure succesvol gestart" en de status van de tender wijzigt van Concept naar Open.
Op het moment van starten ontvangen alle leveranciers op de lijst automatisch een uitnodigingsmail.
Hoe ziet de uitnodigingsmail eruit?
De uitnodigingsmail is een vaste, automatisch gegenereerde e-mail. Je kunt de tekst niet aanpassen. Dat is bewust: de mail heeft één doel — de leverancier via een grote knop naar de juiste plek in de tender brengen. Heeft de leverancier nog geen Tenpu-account, dan belandt hij eerst op de registratiepagina en gaat hij daarna direct door naar de inschrijving.
Alle informatie die de leverancier nodig heeft, zet je in de tender zelf: in de documenten, de vragenlijst of de beschrijving. Wat je niet in de mail kwijt kunt, zet je in de tender — niet in een aparte e-mail buiten Tenpu om.
Heb je een openbare of Europese procedure?
Bij een openbare of Europese procedure heet de eerste stap "publiceren" in plaats van "uitnodigen" — zie het artikel over publiceren voor die flow. Zodra de aanbesteding is gepubliceerd, kunnen leveranciers de tender zelf vinden via TenderNed en via de link op TenderNed rechtstreeks deelnemen in Tenpu. Je hoeft ze dan niet apart uit te nodigen.
Wil je daarnaast ook specifieke leveranciers actief uitnodigen — zodat zij een uitnodigingsmail ontvangen in plaats van de aanbesteding zelf te moeten vinden — dan gebruik je op dezelfde manier de Leveranciers-subtab. Beide routes kunnen naast elkaar bestaan.
Heb je een minicompetitie vanuit een DAS of raamovereenkomst?
Bij een minicompetitie synchroniseert Tenpu de leveranciers automatisch vanuit de bovenliggende DAS of raamovereenkomst. De pagina toont de informatietekst: "Deze minicompetitie synchroniseert automatisch leveranciers vanuit de bovenliggende DAS. Klik op 'Synchroniseren vanuit DAS' om nieuw toegekende leveranciers toe te voegen."
Klik op Synchroniseren vanuit DAS om eventueel nieuw toegelaten leveranciers aan de minicompetitie toe te voegen. Zijn alle leveranciers al gesynchroniseerd, dan zie je de melding "Geen wijzigingen - alle leveranciers zijn al gesynchroniseerd". Je hoeft ze niet handmatig toe te voegen.
De kluis na de inschrijfdeadline
Zodra de inschrijfdeadline is verstreken, wordt de knop Open de Inschrijvingen actief. Tenpu werkt met één kluis: er is geen aparte prijskluis. Als de lead inkoper de inschrijvingen opent, zijn de prijzen direct zichtbaar voor de inkoper. Andere rollen — zoals evaluatoren — zien de prijs niet. Tenpu genereert bij het openen een procesverbaal met wie de kluis heeft geopend, op welk tijdstip en welke inschrijvingen aanwezig waren.
De tender staat nu live. Een logische vervolgstap is de Statistieken-tab raadplegen om te zien hoeveel leveranciers hebben geopend, een concept hebben gestart of al hebben ingediend. Heb je berichten van leveranciers verwacht? Bekijk dan ook de Inbox voor privéberichten of de Nota van Inlichtingen voor openbare vragen en antwoorden.