Welke procedure kies ik

Bij het aanmaken van een nieuwe tender kies je als eerste welke procedure je volgt. Tenpu ondersteunt op dit moment zes opties. Dit artikel legt kort uit wanneer je welke kiest.

Gebruik de openbare procedure als je aanbestedingsplichtig bent boven de Europese drempelwaarde, of als je bewust kiest voor een volledig openbare marktuitvraag. Iedereen kan zich inschrijven; de tender wordt na publicatie binnen 48 uur op TenderNed en TED gepubliceerd. De configuratie bevat een extra stap voor het e-Form (CPV-code, geraamde waarde, geldigheidstermijn inschrijving en aanverwante velden).

Je kunt naast de openbare bekendmaking ook specifieke leveranciers uitnodigen via Tenpu — die ontvangen dan een uitnodigingsmail bovenop de publieke aankondiging.

De MVO is geschikt voor opdrachten waarbij je zelf een selectie van leveranciers uitnodigt, zonder publieke bekendmaking. Je nodigt leveranciers uit vanuit de Tenpu-database of via e-mailadres. De procedure heeft geen e-Form-stap en vereist geen publicatie op TenderNed.

Deze procedures zijn bedoeld voor niet-aanbestedingsplichtige gebruikers. Een RFQ (Request for Quote) is een slanke prijsuitvraag, bedoeld voor situaties waarbij je offertes wilt ophalen zonder uitgebreid kwaliteitsproces. Bij een RFQ met BAFO (Best and Final Offer) zit er een extra stap na de eerste ronde: leveranciers krijgen de kans om hun bod te verbeteren op basis van de tussenstand. Het verschil tussen beide is alleen die extra BAFO-ronde — de configuratie en het proces zijn verder identiek.

Een raamovereenkomst is strikt genomen geen procedure op zichzelf: je sluit hem af via een openbare of andere procedure, waarvan de uitkomst een raamovereenkomst is. Daarna zet je de raamovereenkomst in Tenpu als object aan, voeg je de gegunde leveranciers en hun contracten toe, en start je van daaruit minicompetities.

Het voordeel van deze structuur is overzicht: alle minicompetities die je vanuit de raamovereenkomst start, hangen zichtbaar onder diezelfde raamovereenkomst. Leveranciers zijn bij het starten van een minicompetitie automatisch toegevoegd vanuit de raamovereenkomst — je hoeft ze niet telkens opnieuw te selecteren.

Let op: Tenpu vereist altijd een bovenliggende aanbesteding. Je kunt geen losse minicompetitie starten zonder dat er een raamovereenkomst of DAS aan gekoppeld is.

Een DAS werkt vergelijkbaar met een raamovereenkomst, maar is bedoeld voor een open markt waarbij leveranciers zich gedurende de looptijd kunnen kwalificeren. Je hangt minicompetities aan een kwalificatie binnen de DAS — de kwalificatie bepaalt welke leveranciers in aanmerking komen voor die competitie. Alle minicompetities zijn zichtbaar onder de DAS.

Marktconsultatie is niet beschikbaar in Tenpu, maar staat op de planning voor 2026

Zodra je een procedure hebt gekozen, gaat Tenpu direct naar de configuratie. Welke stappen daar verschijnen, hangt af van de procedure — de openbare procedure heeft meer verplichte velden dan een RFQ. Zie De configuratiestappen in vogelvlucht voor een overzicht van wat je kunt verwachten.