Zodra je een nieuwe tender aanmaakt, land je automatisch in de configuratie. Aan de rechterkant van het scherm zie je een menu met alle stappen die je moet doorlopen voordat je kunt p
ubliceren. Dit artikel legt uit hoe dat menu werkt en wat de vinkjes betekenen.
Hoe is het menu opgebouwd?
Het rechtermenu is verdeeld in secties op basis van de procedure die je hebt gekozen. Bij de meeste procedures zie je twee hoofdsecties: Algemeen en Offertefase. Heb je gekozen voor een RFQ met BAFO, dan staat er ook een derde sectie voor de BAFO-ronde.
Onder Algemeen vallen de stappen die gelden voor de gehele tender: titel en beschrijving, aanbestedingsinformatie (alleen bij openbare/Europese procedures), contactinformatie, het team, en de planning.
Onder Offertefase configureer je wat leveranciers te zien en te beantwoorden krijgen: documenten, de vragenlijst, prijzen en de gunningsformule.
De volgorde in het menu is een suggestie, geen dwang. Je kunt op elk moment naar elke stap springen, zonder dat je de vorige stap afgerond hoeft te hebben.
Wat betekent een groen vinkje?
Bij de meeste stappen staat een vinkje dat groen wordt zodra de verplichte velden zijn ingevuld. Groen betekent: je kunt hier technisch mee verder. Het betekent niet dat de inhoud correct of volledig is — dat oordeel maak jij zelf.
Je kunt een tender dus opslaan en doorsturen met "Testtitel" in het titelveld. Tenpu houdt je daartegen niet tegen. De verantwoordelijkheid voor inhoudelijke correctheid ligt bij jou als inkoper.
Twee stappen hebben geen vinkje: Team en Documenten. Bij Team is er altijd al iemand aanwezig — de lead inkoper — dus er valt niets te checken. Bij Documenten is het een keuze, geen verplichting: de meeste inkopers zetten bestanden bij de bijbehorende vraag in de vragenlijst, maar je kunt ze ook los opladen in de Documenten-stap. Komt een bestand bij een vraag te staan, dan verschijnt het automatisch ook op de Documenten-tab.
Verschilt de configuratie per procedure?
Ja. Het menu past zich aan op de procedure die je hebt gekozen. Een MVO heeft andere velden dan een openbare aanbesteding, en een RFQ heeft geen aanbestedingsinformatie-stap. De stappen die er staan zijn wettelijk of procedureel bepaald — je kunt ze niet verwijderen of herschikken. Dat is bewust: je hoeft zelf niet na te denken over welke stappen een correcte aanbesteding vereist. Die structuur is er al.
Voor meerfasige procedures als een RFQ met BAFO zie je de BAFO-sectie pas nadat de offertefase is afgesloten. De planning voor beide rondes stel je wel in één keer in, vóór het starten — achteraf aanpassen is op dit moment niet mogelijk zodra de offertefase is voltooid.
Opslaan gaat automatisch, maar heeft een kleine vertraging
Wijzigingen worden automatisch opgeslagen. Er zit een vertraging van maximaal twee seconden tussen het typen en het daadwerkelijke opslaan. Wacht altijd even op de systeemnotificatie voordat je naar een volgende stap navigeert, anders sla je iets over.
Wat is de logische volgorde?
Er is geen verplichte volgorde, maar in de praktijk werkt het overzichtelijkst om van boven naar beneden door het menu te lopen: eerst Algemeen voltooien, dan de Offertefase opbouwen. De vragenlijst kost daarin veruit de meeste tijd; het team en de contactinformatie zijn vaak in één keer goed.
Zodra alle verplichte stappen een groen vinkje hebben, kun je door naar publiceren.
Zie ook: [Hoe publiceer ik een tender?] voor wat er na de configuratie gebeurt, en [Welke procedure kies ik?] als je nog twijfelt over de juiste procedure voor jouw inkoop.