Een template is een kant-en-klare vragenlijst die je in één klik in een tender laadt. Zo hoef je veelgebruikte vragen niet elke keer opnieuw op te bouwen. Templates gaan puur over de vragenlijst — niet over andere configuratiestappen zoals planning of prijzen.

Templates invoegen kan elke inkoper. Templates aanmaken en bewerken is voorbehouden aan beheerders. Ben je inkoper en wil je een template laten aanpassen? Neem dan contact op met de beheerder van je organisatie.

Ga in je tender naar de tab "Vragenlijst" en klik op "Template invoegen". Er opent een overlay met de titel "Template(s) toevoegen".

In de bibliotheek zie je per template de naam, de gekoppelde procedures, het aantal hoofdstukken en vragen, en de datum waarop de template voor het laatst is gewijzigd. Gebruik de zoekbalk "Zoek een template" als de lijst lang is. Selecteer de gewenste template en bevestig — de vragen worden direct aan de vragenlijst toegevoegd.

Let op: je kunt meerdere templates achter elkaar invoegen. Elke template voegt zijn eigen hoofdstukken toe; ze worden niet samengevoegd of overschreven.

Zodra een template is ingevoegd, gedragen de vragen zich als losse paragrafen — los van de brontemplate. Je kunt vragen aanpassen, herordenen of verwijderen zonder dat de originele template in de bibliotheek verandert. Andere inkopers die later diezelfde template invoegen, merken niets van jouw aanpassingen.

Je kunt een template op twee manieren aanmaken.

Vanuit een bestaande vragenlijst: Heb je in een tender (of in een minicompetitie die al eens is gedraaid) een vragenlijst opgebouwd die je vaker wilt gebruiken? Klik dan in het vragenlijstoverzicht op "Als template opslaan". Tenpu toont de melding "Nadere uitvraag opgeslagen als template" en stuurt je direct naar de template-beheerpagina.

Vanuit het Templates-menu: In het linkermenu vind je "Templates". Hier kun je een nieuwe template van nul opbouwen — dat werkt precies zoals het opbouwen van een vragenlijst in een tender zelf.

Op de template-beheerpagina vind je twee tabs: "Algemene informatie" en "Vragenlijst". Vul bij Algemene informatie in elk geval een titel en eventueel een beschrijving in — die beschrijving kun je gebruiken voor aanwijzingen richting collega's, zoals "Gebruik dit template alleen voor aanbestedingen in het publieke domein".

Koppel de template aan één of meer procedures via het veld "Aanbestedingsprocedure". De beschikbare opties zijn onder andere Meervoudig onderhands, RFQ, RFQ met BAFO, Openbare en Dynamisch aankoopsysteem. Tenpu gebruikt die koppeling om templates bij het invoegen makkelijker vindbaar te maken.

De template staat standaard op Concept en is daarmee nog niet zichtbaar voor collega's. Klik op "Template publiceren voor collega's" om hem beschikbaar te stellen voor de hele organisatie.

Alleen beheerders kunnen templates aanmaken en bewerken. Als inkoper zie je de bibliotheek en kun je templates invoegen, maar je kunt geen templates wijzigen of nieuwe aanmaken. Deze beperking is bewust: zo kunnen inkopers nooit ongemerkt een gedeelde template aanpassen.

Dat is het punt om goed op te letten: een ingevoegde template werkt niet mee met latere wijzigingen aan de brontemplate. Stel dat een beheerder de template aanpast en opnieuw publiceert — dan staat in jouw tender nog de versie die je oorspronkelijk hebt ingevoegd.

Wil je de nieuwe versie gebruiken? Verwijder de huidige vragen (selecteer ze via de selecteerknop in het vragenlijstoverzicht) en voeg de template opnieuw in. De Midwaste-onboarding vatte dit kernachtig samen: "Selecteer alles, verwijderen en de template opnieuw invoegen."