Of een wijziging een kwestie van één klik is of een uitgebreidere stap vereist, hangt af van de fase waarin je tender zich bevindt. Zit je nog in de conceptfase, dan kun je alles vrij aanpassen. Is de tender al gestart of gepubliceerd, dan moet je de wijziging altijd actief publiceren én zelf communiceren naar de leveranciers.

Zolang de tender de status "Concept" heeft en nog niet is gestart of gepubliceerd, kun je alle velden in de Configuratie vrij aanpassen. Er zijn geen extra stappen nodig — wijzigingen worden automatisch opgeslagen.

Zodra je tender de status "Open" heeft (na starten bij MVO of uitnodigen, of na publiceren bij een openbare procedure of DAS), geldt een andere werkwijze. Elke wijziging moet actief gepubliceerd worden voordat die zichtbaar en geldig is.

Navigeer naar de tender en open het tabblad Configuratie. Klik op het onderdeel dat je wilt aanpassen. Bij een gepubliceerde procedure verschijnt een bevestigingsdialoog:

"Wil je beginnen met bewerken?"

Klik op bevestigen om door te gaan. Je kunt nu de gewenste velden aanpassen.

Wil je de bewerking toch niet doorzetten, dan is er in het latere overzicht ook nog een "Annuleer wijzigingen"-knop beschikbaar.

Na het opslaan van je aanpassingen verschijnt bovenaan het scherm een banner:

"Bekijk de wijzigingen" "Er zijn wijzigingen in behandeling die nog niet zijn toegepast."

Klik op de banner om het paneel "Overzicht wijzigingen" te openen. Je ziet hier een overzicht van wat je hebt gewijzigd (bijvoorbeeld onder "Vragen bijgewerkt"). Het paneel meldt ook:

"Door te klikken op publiceren worden de wijzigingen toegepast en wordt er ook een concept antwoord klaargezet in de nota van inlichtingen."

Klik op publiceren om de wijziging door te voeren. Zonder dit laatste klikken is de wijziging nog niet van kracht voor de leveranciers.

Let op: dit is geen officiële rectificatie in de juridische zin. De wijziging wordt gepubliceerd via de Nota van Inlichtingen, niet als een aparte rectificatieaankondiging.

Bij een MVO of vergelijkbare procedure waarbij leveranciers al een (concept-)inschrijving hebben ingediend, kun je bij het publiceren van de wijziging kiezen of de bestaande inschrijvingen vervallen. Als de wijziging inhoudelijk relevant is — bijvoorbeeld een aanpassing van een vraag of een prijsonderdeel — dan is het logisch om inschrijvingen terug te zetten zodat leveranciers kunnen herinschrijven op basis van de nieuwe informatie.

Kies je ervoor dat inschrijvingen vervallen, dan zien leveranciers bij het inloggen dat hun inschrijving opnieuw ingevuld moet worden. Ze krijgen hiervan geen automatische melding van Tenpu.

Tenpu stuurt leveranciers geen automatische notificatie bij een wijziging. Communiceer de wijziging zelf via twee kanalen:

Via de Nota van Inlichtingen: Bij het publiceren van de wijziging wordt automatisch een concept-antwoord aangemaakt in de NvI. Een inkoper of lead inkoper kan dat concept bekijken, zo nodig aanvullen en vervolgens publiceren. Gepubliceerde NvI-berichten zijn zichtbaar voor alle uitgenodigde leveranciers.

Via de Inbox: Voor directe of aanvullende communicatie — bijvoorbeeld om leveranciers te waarschuwen dat hun inschrijving is teruggesteld — gebruik je de Inbox. Dit is een privébericht aan één specifieke leverancier. Doe dit ruim vóór de sluitingstermijn, zodat leveranciers voldoende tijd hebben om actie te ondernemen.

Let op: De Nota van Inlichtingen-module wordt op dit moment vernieuwd. De werkwijze hierboven klopt voor de huidige versie, maar verwacht wijzigingen in de interface.

Heb je na de wijziging vragen van leveranciers ontvangen die je wilt beantwoorden, lees dan [Inbox vs. Vraag & antwoord (Nota van Inlichtingen)] voor het verschil tussen beide kanalen en de manier waarop je antwoorden publiceert.