Bij een openbare aanbesteding wordt de aankondiging officieel gepubliceerd via een e-Form op TenderNed en TED. Je vult dat formulier niet apart in aan het einde van de configuratie — Tenpu stelt het voor je samen uit wat je al hebt ingevuld. Zodra alle verplichte velden compleet zijn en je op "Valideren" klikt, is het formulier gereed voor publicatie.

Het publicatieformulier is opgebouwd uit drie configuratietabs: Titel en beschrijving, Contact informatie en Aanbestedingsinformatie. Ze zijn alle drie bereikbaar via het tabblad Configuratie in je aanbesteding.

De subtab Titel en beschrijving is bij een openbare procedure uitgebreider dan bij een MVO. Naast de aanbestedingstitel en omschrijving vind je hier een aantal velden die direct in de aankondiging terechtkomen.

De Geraamde waarde exclusief btw en het Toepassingsgebied van de aanbesteding geven leveranciers en TenderNed context over de omvang en reikwijdte van de opdracht. De Belangrijkste classificatie is verplicht: je zoekt hier de juiste CPV-code op naam of nummer (typ bijvoorbeeld "personeelsdiensten" en Tenpu toont passende opties). Optioneel voeg je via Aanvullende classificatie een of meer extra CPV-codes toe. De Aard van het contract bepaalt of het gaat om Werken, Diensten of Leveringen.

Specifiek voor de openbare procedure is het veld Geldigheid van de inschrijving: het aantal dagen, weken, maanden of jaren dat een inschrijving geldig blijft nadat de inschrijftermijn sluit. De standaardwaarde is 50 dagen, wat gelijk is aan het wettelijk minimum; veel aanbestedende diensten hanteren 90 of 120 dagen. Je kiest de eenheid via de keuzelijst naast het getal (Dag · Week · Maand · Jaar). Via Vernieuwingen en opties leg je eventueel het maximumaantal verlengingen en aanvullende informatie over verlengingen vast.

Tenpu geeft per veld direct feedback: zodra alle verplichte velden zijn gevuld, verschijnt een groen vinkje bij de tab.

De subtab Contact informatie bevat de organisatiegegevens die als contactinformatie in de aankondiging verschijnen. Het meeste is hier al vooringevuld.

De lead inkoper van de aanbesteding — de persoon die de procedure heeft aangemaakt of als zodanig is aangewezen — wordt automatisch als contactpersoon ingesteld. De velden Contactpunt, E-mail en Telefoon worden daarmee gevuld met zijn of haar gegevens. Wil je dat de contactgegevens van iemand anders in de aankondiging staan, wijzig dan de lead inkoper via de subtab Team.

De sectie Organisatie toont de officiële naam, het registratienummer, het internetadres, het eindpunt voor informatie-uitwisseling en het postadres van je organisatie. Deze gegevens worden geladen vanuit het organisatieprofiel. Via de knop Bewerken navigeer je direct naar de instellingenpagina als er iets ontbreekt of niet klopt.

Publiceer je namens een andere aanbestedende dienst — bijvoorbeeld een samenwerkingsverband of een afdeling met een eigen juridische status — dan selecteer je die via Kies aanbestedende dienst en voeg je een Beschrijving en Afdeling toe. De sectie Publiceren namens toont een waarschuwing als er nog geen geautoriseerde diensten zijn ingesteld; via de link Beheer geautoriseerde aanbestedende diensten stel je dat in.

Vul daarnaast de Plaats van uitvoering in (Stad, Postcode, NUTS-onderverdeling, Land). Standaard staat dit op "Geen gegevens". Tot slot bevat deze tab de gegevens voor de Organisatie voor beroepsprocedures / Bemiddelingsorganisatie: de instantie waarbij leveranciers bezwaar kunnen aantekenen tegen het gunningsbesluit.

De subtab Aanbestedingsinformatie is het e-Form zelf. Alles wat je hier invult, gaat rechtstreeks de officiële aankondiging in bij TenderNed en TED. Je vult het één keer in tijdens de configuratiefase; aan het einde hoef je niets over te doen. Deze tab bestaat alleen bij openbare en Europese procedures — bij een MVO is hij er niet.

Begin met het Type aankondiging: de dropdown bepaalt welk officieel formuliertype je verstuurt. Voor de meeste aanbestedingen onder de klassieke Europese richtlijn kies je "Aankondiging van een opdracht – algemene richtlijn, standaardregeling". Er zijn negen opties beschikbaar voor specifieke situaties, waaronder sectorale richtlijn, concessie, defensie, lichte regeling en ontwerp.

De rest van de tab bestaat uit een reeks wettelijke en beleidsmatige vragen, gegroepeerd rondom vier thema's.

Procedure en strategisch beleid. Je geeft aan of de procedure wordt versneld, en of de aanbesteding een strategisch doel dient: Vermindering van milieueffecten, Innovatieve aankoop, Verwezenlijking van sociale doelstellingen of Geen strategische aanbesteding. Vervolgens beantwoord je of de aanbesteding valt onder de GPA (de internationale overeenkomst inzake overheidsopdrachten) en of er EU-financiering aan te pas komt.

Voorwaarden voor deelname. Hier leg je vast of deelname voorbehouden is aan beschutte werkplaatsen of specifieke organisaties, of varianten zijn toegestaan, en of de uitvoering plaatsvindt binnen programma's voor maatwerkbedrijven.

Elektronische uitvoering. Je stelt in of elektronische facturering van toepassing is, of de aanbesteding onder de Richtlijn Schone Voertuigen valt, en of er gebruik wordt gemaakt van elektronische orderplaatsing en elektronische betaling.

Indiening. De taal voor het indienen van de offerte staat standaard op "Nederlands" en de indieningsmethode op "Elektronische indiening". Alleen bij de openbare procedure vind je hier ook het veld Duur waarin de aanbieding geldig moet blijven, dat aansluit op het geldigheidsperiode-veld in de tab Titel en beschrijving.

De veldlabels in deze tab zijn afgeleid van de officiële Europese e-Form terminologie. Voor de meeste aanbestedingen zijn de standaardwaarden een goed vertrekpunt; afwijken doe je bewust en op basis van de specifieke opdracht.

Nadat je de drie tabs hebt doorlopen, ga je naar Offertefase > 1. Publiceren en open je de aankondiging. Via de knop Valideren controleert Tenpu of alle verplichte velden zijn ingevuld. Zodra de validatie slaagt, zie je het bericht "Uw aanbesteding bevat geen fouten en is gereed voor publicatie" en wordt de volledige e-Form-inhoud inline getoond als genummerde secties — van kopergegevens (sectie 1.1) en procedure-omschrijving (2.1) tot selectiecriteria (5.1.9), indieneisen (5.1.12) en organisatiegegevens (8.1). Zo kun je controleren of alles klopt voordat je op Publiceren klikt.

Zijn er fouten, dan toont Tenpu een leesbare opsomming onder Controleer uw invoer met exacte foutomschrijvingen (bijv. "Geschiktheidseis(en) moet worden toegevoegd" of "'Code' (BT-67-Procedure) is verplicht"). Herstel de melding in de betreffende configuratietab en valideer daarna opnieuw.

Werken met percelen wordt op dit moment niet in Tenpu ondersteund.

Zodra het formulier foutloos is gevalideerd, ga je verder met het artikel Hoe valideer en publiceer ik mijn openbare aanbesteding? voor de publicatiestap zelf.