Alleen een beheerder kan gebruikers toevoegen aan de organisatie. Ga via je naam linksonder in het menu naar Instellingen > Gebruikers beheren.

Klik op Gebruiker toevoegen. Er verschijnt een formulier met een e-mailveld en een keuzelijst Rol. Vul het e-mailadres in en kies de rol, dan klik je op Versturen. De nieuwe gebruiker ontvangt een e-mail met instructies om te verificeren en in te loggen.

Verificatiemails kunnen door de IT-beveiliging van je organisatie worden geblokkeerd. Vraag je IT-afdeling om e-mails van Tenpu te whitelisten. Als alternatief biedt Tenpu Microsoft Single Sign-On: iedereen in je organisatie logt dan in met één klik via hun Microsoft-account. Neem voor de SSO-setup contact op met Tenpu.

Hoe Tenpu een gebruiker classificeert, hangt af van het e-maildomein dat je invult.

Heeft de persoon een e-mailadres met hetzelfde domein als jouw organisatie, dan herkent Tenpu hem als intern. Je kunt hem de rol inkoper, gebruiker of beheerder geven.

Heeft de persoon een ander domein — bijvoorbeeld een consultant of iemand van een partnerorganisatie — dan wordt hij automatisch als extern toegevoegd en krijgt hij bij uitnodiging in een aanbesteding automatisch de rol gastevaluator.

Als een medewerker wél intern bij je organisatie hoort maar een afwijkend e-maildomein heeft (bijvoorbeeld een andere domeinnaam van dezelfde overheidsinstelling), werkt de automatische domeincheck niet. In dat geval kan Tenpu het domein voor je toevoegen aan de lijst van goedgekeurde domeinen — neem daarvoor contact op met Tenpu via de supportchat.

Tenpu heeft vier vaste rollen. Er zijn geen custom rollen of per-actie-instellingen; je kiest altijd uit de onderstaande opties.

De beheerder heeft de meeste rechten: naast alles wat de inkoper kan, mag de beheerder ook gebruikers toevoegen en rollen wijzigen. Maak je iemand tot beheerder, dan heeft die persoon ook toegang tot de instellingen van de organisatie.

De inkoper kan alles doen in een aanbesteding: configureren, publiceren, nota-van-inlichtingen-vragen beantwoorden en publiceren, berichten beantwoorden en evalueren. Het enige wat de inkoper niet kan, is gebruikers beheren op organisatieniveau.

De evaluator kan aanbestedingen beoordelen en nota-van-inlichtingen-vragen beantwoorden, maar kan die antwoorden niet zelf publiceren. Dat doet de inkoper of lead inkoper als eindcheck. Deze rol is geschikt voor stakeholders die meelezen of conceptantwoorden aanleveren.

De gebruiker kan aanbestedingen alleen inzien — niets invullen, niets aanpassen, niets beantwoorden. Gebruik deze rol voor collega's die op de hoogte moeten blijven zonder dat ze per ongeluk iets kunnen aanpassen.

De lead inkoper is functioneel gelijk aan de inkoper, op één punt na: de contactgegevens van de lead inkoper worden weergegeven op de overzichtspagina van een gepubliceerde aanbesteding.

Er kan maar één lead inkoper per aanbesteding zijn. Wijs je een collega aan als lead inkoper, dan word jij automatisch inkoper. Let op: alleen de lead inkoper kan een ander aanwijzen als inkoper. Je kunt jezelf niet terugzetten naar lead inkoper. Een beheerder kan dat wel — handig als de lead inkoper tijdelijk afwezig is.

Klik naast de naam van de betreffende gebruiker op Deactiveren. De persoon verliest direct toegang maar blijft zichtbaar in de organisatielijst en zijn werk in afgeronde tenders blijft bewaard. Heractiveren kan door dezelfde knop nogmaals te gebruiken.

Houd er rekening mee dat een vertrekkende gebruiker niet in één keer uit alle lopende aanbestedingen vervangen kan worden. Dat doe je per aanbesteding handmatig. Via de "Organisatielijst" kun je filteren op de naam van de persoon om snel alle betrokken aanbestedingen te vinden.

Als je alle gewenste gebruikers hebt toegevoegd en rollen hebt toegekend, is je team klaar voor gebruik. Een logische volgende stap is het controleren of je organisatieprofiel volledig is ingevuld, zodat die gegevens automatisch meegaan in tenders die je publiceert — zie Je organisatieprofiel: achtergrond- en contactinformatie.