In Tenpu kun je aanbestedingsdocumenten op twee manieren meegeven: rechtstreeks bij een vraag in de vragenlijst, of in de aparte stap "Documenten" in het configuratiemenu. Beide manieren werken, en de keuze is volledig aan jou. Dit artikel legt uit wat de verschillen zijn en hoe je elk van de twee gebruikt.

De meeste inkopers koppelen een document direct aan de vraag waarbij het hoort. Het voordeel: een leverancier ziet het document precies op het moment dat hij de bijbehorende vraag leest, zonder ergens anders naar te hoeven zoeken. Dat maakt de vragenlijst logischer om door te lopen.

Je doet dit via de beschrijving van de vraag zelf. In de teksteditor staat een paperclip-icoon in de werkbalk — klik daarop om een bestand te kiezen en te uploaden. Je kunt meerdere documenten per vraag toevoegen, en er is geen limiet aan het aantal bestanden of de bestandsgrootte — ook grote bestanden, video's of technische specificaties kunnen er gewoon in.

Is het bestand een PDF? Dan kun je na het uploaden meteen controleren of het het juiste document is: klik op de bijlage en er opent een ingebouwde preview, inclusief bladeroptie per pagina. Zo hoef je niet te downloaden om te checken. Bij andere bestandstypen (Word, Excel, video) is die preview niet beschikbaar — die kun je wel downloaden om te controleren.

Documenten die je bij een vraag toevoegt, komen automatisch ook terecht in het "Documenten"-tabje in het configuratiemenu. Je hoeft de losse documentenstap dus niet apart in te vullen als je alles via de vragen doet.

Verwijder je later een bijlage uit een vraag, dan verdwijnt die niet automatisch uit de "Documenten"-tab — het bestand blijft daar zichtbaar, maar is niet meer te downloaden. Wil je je documentenlijst netjes houden, verwijder het bestand dan ook handmatig in de "Documenten"-stap.

Sommige inkopers geven de voorkeur aan één centrale plek voor alle aanbestedingsdocumenten. In het configuratiemenu vind je daarvoor de stap "Documenten" — zichtbaar als aparte tab naast "Vragenlijst", "Prijzen" en "Gunningsformule".

Je kunt hier alle documenten in één keer uploaden en benoemen, en in de vragenlijst er dan naar verwijzen. Leveranciers kunnen alles van deze plek downloaden.

Let op: de "Documenten"-stap heeft geen groen vinkje en is niet verplicht om af te ronden vóór publicatie. Dat is bewust: je kunt de stap volledig overslaan als je documenten via de vragenlijst meegaat.

Ongeacht waar je de documenten zet, kan de leverancier ze raadplegen en downloaden tijdens het invullen van de inschrijving. Als je documenten bij individuele vragen hebt toegevoegd, verschijnen ze bij die vragen. Documenten uit de losse "Documenten"-stap zijn beschikbaar als aparte downloadlijst.

Als je documenten hebt toegevoegd aan de relevante vragen, is deze stap afgerond. De logische vervolgstap is het instellen van de prijsvraag of gunningsformule, of — als je de vragenlijst nog moet vullen — het doornemen van Hoofdstukken en vragen toevoegen.